En virtud de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, la FUNDACIÓN HOSPITAL UNIVERSIDA DEL NORTE (en adelante el HOSPITAL), ubicado en el municipio de Soledad, Atlántico, Vía al aeropuerto, al lado del Parque Muvdi, con dirección web: www.hospitaluniversidaddelnorte.com, correo institucional hun_proteccion_datos@uninorte.edu.co y número telefónico 3715562, se acoge a dicha ley como responsable y en el ejercicio natural de sus actividades, podrá realizar recolección, uso y tratamiento de datos personales de los miembros de su comunidad entendiendo por estos a pacientes y familiares, estudiantes, docentes, residentes, empleados y contratistas (en adelante los USUARIOS).

Además de la información concerniente a los miembros de la comunidad hospitalaria, podrán hacer parte de tales bases de datos la información personal de ex empleados, invitados, pacientes, proveedores y visitantes del HOSPITAL en los mismos términos consagrados en esta política, los cuales, para efectos de este documento, también se entienden como USUARIOS.

I.         DEFINICIONES

La presente política de Tratamiento de datos personales tendrá en cuenta las siguientes definiciones:
2.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2.2 Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por EL HOSPITAL, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de Tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.3 Dato personal: Se refiere a cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables relacionada con el HOSPITAL.
2.4 Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
2.5 Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y  boletines oficiales y  sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.6 Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo sería relevante para el titular de la información.
2.7 Dato semiprivado: Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada o pública y cuyo conocimiento o divulgación interesa no solo al titular sino a un grupo de personas.
2.8 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello~ que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o  que promueva intereses de cualquier partido político o  que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
2.9 Habeas Data: Derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se recoge sobre ellos, en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
2.10 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea usuario, proveedor, candidato en proceso de selección, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministre datos personales al HOSPITAL.
2.11 Transmisión: Se refiere al envío por parte de EL HOSPITAL como responsable del Tratamiento, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor) que realiza un tratamiento por cuenta del responsable, dentro o fuera del territorio nacional.
2.12 Transferencia: Se refiere al envío por parte de EL HOSPITAL como responsable del Tratamiento a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor) que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del territorio nacional, para el tratamiento efectivo de datos personales.
2.13 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
2.14 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
2.15 Tratamiento: Cualquier operación que se desarrolla sobre los datos personales, entre ellas recolección, uso, circulación, o disposición final como almacenamiento o supresión.
 

El HOSPITAL para el tratamiento de los datos personales aplicará los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se mencionan a continuación:
3.1 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables, es decir la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
3.2 Principio de finalidad: Los datos personales recolectados serán usados con un propósito específico, el cual se le informará al titular de forma clara, explicita, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
3.3 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
3.5 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
3.6 Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados con base en la ley en mención.
3.7 Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por EL HOSPITAL, se manejarán con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3.8 Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.
III.        CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES.

4.1 Datos Sensibles: En términos generales y de acuerdo a la definición previamente establecida en esta política para este tipo de datos, el HOSPITAL llevará a cabo el tratamiento de datos considerados como sensibles, cuando se requieran para cumplir con la vocación misional de una institución académica, de investigación y prestadora de servicios de atención en salud.
Este tratamiento se realizará previa autorización explícita, clara e inequívoca por parte del titular, salvo en aquellos casos cobijados por ley en donde no se exige dicha autorización.
El tratamiento de los datos sensibles se llevará a cabo cuando sea necesario salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. Se deben tener en cuenta los casos donde exista la figura del representante legal quien será el encargado de realizar la debida autorización.
Se Informará al titular o al representante legal que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles. 
4.2 Derechos de niños y adolescentes: El HOSPITAL, se acoge a lo establecido en la ley 1581 de 2012 quedando proscrito el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes salvo aquellos que sean de naturaleza pública, velando por el interés superior de estos y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales.
Con el fin de cumplir con lo anterior, el representante legal del niño o adolescente otorgará la autorización correspondiente para el tratamiento de los datos personales del menor. De igual forma, se Informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento y que ninguna actividad podrá condicionarse a que el representante legal suministre datos personales sensibles. 

 IV.          TÉRMINOS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La recolección, uso, y tratamiento de datos personales en las bases de datos del HOSPITAL se sujetarán a los siguientes términos:

5.1 Las bases de datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor. El HOSPITAL es el titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales y Habeas Data. En consecuencia, el HOSPITAL, como titular de derechos sobre la base de datos, es el único que tiene la facultad para autorizar el uso o disposición de la misma a terceros.

5.2 La finalidad para la recolección, uso y tratamiento de datos personales a que se refiere esta política es la adecuada gestión, administración, mejora de las actividades y distintos servicios del HOSPITAL, realización de procesos internos, estadísticas, análisis cuantitativo y cualitativo de las actividades, tales como indicadores obligatorios en el sistema de salud o de los servicios ofrecidos por el HOSPITAL, entre otros que resulten de interés para la institución. Igualmente podrá referirse al ofrecimiento de nuevos servicios o mejora de los existentes que puedan contribuir con el bienestar del usuario, la investigación y la formación. Se debe tener en cuenta lo anteriormente expuesto para el caso de datos categorizados como especiales o sensibles.

5.3 El HOSPITAL podrá suministrar información personal contenida en las bases de datos, relacionada con la prestación de servicios de salud, la investigación y la docencia a entidades de control, pares académicos o entidades certificadoras nacionales o internacionales.

5.4 Al autorizar la recolección de datos de carácter personal al HOSPITAL, mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier  otro medio, los USUARIOS declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.

5.5 Las bases de datos en las que se incluye información de los titulares tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación del HOSPITAL, de acuerdo con su naturaleza fundacional, su misión institucional de docencia, investigación y extensión, así como las actividades propias de la operación administrativa general.

5.6 Los USUARIOS son los únicos responsables de que la información suministrada al HOSPITAL sea totalmente actual, exacta y veraz y reconocen su obligación de mantenerla actualizada. En todo caso, los USUARIOS son los únicos responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar al HOSPITAL o a terceros por el uso de tal información.

5.7 El HOSPITAL se sujeta plenamente a las directrices de la Ley, así como a sus reglamentos y políticas internas, por lo cual tratará con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos que integrarán sus bases datos o cualquier clase de repositorio digital.

5.8 El USUARIO reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por el HOSPITAL, puedan recogerse datos personales, los cuales no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate, conforme a la ley, de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos; cuando medie la existencia de convenios de cooperación interinstitucional a través de los cuales se desarrollen o cumplan objetivos académicos; cuando el operador de la base de datos tenga la misma finalidad o esté comprendida dentro de esta, permitiendo el cabal cumplimiento de los objetivos del HOSPITAL haciendo uso de servicios ofrecidos por terceros que apoyen la operación institucional.

5.9 Al facilitar datos de carácter personal, el USUARIO acepta plenamente la remisión de información promocional o comercial, noticias, cursos, eventos, boletines, congresos y en general productos relacionados con el HOSPITAL.

5.10 Sin menoscabar los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias, el HOSPITAL se reserva el derecho de modificar en cualquier momento su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos del HOSPITAL, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

Las bases de datos estarán alojadas en el centro de datos del HOSPITAL quien ha dispuesto recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos. El área de Sistemas de Información del HOSPITAL es la responsable de planear, implementar y mantener la seguridad y continuidad de los activos de información de los productos TIC que soportan los procesos administrativos, asistenciales y académicos del HOSPITAL. Para cumplir con esta misión, se tienen implementados mecanismos de seguridad para el acceso a las bases de datos, el cual es restringido y está definido de acuerdo con políticas institucionales, y es monitoreado y revisado periódicamente. En ese sentido, el  HOSPITAL ha implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada y dispone sus mejores esfuerzos para procurar de manera diligente y prudente el mantenimiento de tal seguridad; no obstante, el USUARIO reconoce que la administración de las bases de datos puede implicar un nivel de riesgo, el cual asume y acepta.

5.12 Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos del HOSPITAL, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa las fórmulas, procedimientos, técnicas, know - how y demás informaciones en general a que puedan tener acceso.
 

Los USUARIOS podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada al HOSPITAL y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data). Para ello se tendrán en cuenta los siguientes canales de servicios:
De forma escrita:
Soledad, Atlántico. Calle 30 Vía al aeropuerto, al lado del parque Muvdi, oficina administrativa.
Correo electrónico institucional: hun_proteccion_datos@uninorte.edu.co.
Formulario PQR ubicado en el portal: https://www.uninorte.edu.co/web/hospital/pqr_datospersonales
De manera personal: Soledad, Atlántico. Calle 30 Vía al aeropuerto, al lado del parque Muvdi, oficina administrativa
En caso de que la persona tenga habilitado un correo asignado por el HOSPITAL (del tipo @uninorte.edu.co), la respuesta a la solicitud se enviará a dicha dirección. Igualmente el HOSPITAL podrá dar respuesta a correos distintos a Uninorte siempre y cuando se encuentren registrados en las bases de datos del HOSPITAL.
La respuesta a toda solicitud relacionada con acceso, actualización, rectificación, y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada al HOSPITAL o el ejercicio de cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data) se dará en el término de diez (10) días hábiles. Si la persona no está de acuerdo con la información que reposa en las bases de datos del HOSPITAL debe acreditar con las pruebas que tenga en su haber la información que solicita se debe modificar.
VI.       FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente política rige a partir de Febrero de 2014 y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica del  HOSPITAL.