El personal de laboratorio, compuesto por coordinadores y auxiliares, tiene la responsabilidad de mantener actualizada la documentación del laboratorio en la plataforma ISOLUCION. Esta documentación incluye instructivos, normas del laboratorio, procedimientos y guías, las cuales son esenciales para asegurar la correcta gestión y operación del laboratorio, cumpliendo con los estándares de calidad y normativas aplicables.

Es fundamental que tanto el personal de laboratorio como los directores de los departamentos académicos se comprometan activamente en el mantenimiento y actualización continua de la documentación a través de ISOLUCION. Este compromiso es esencial para asegurar que:

• Los procedimientos, instructivos y normativas estén siempre alineados con las últimas disposiciones y requisitos legales.
• Se garantice la seguridad y calidad en las operaciones de los laboratorios.
• Se cumplan los estándares normativos y de calidad requeridos para la acreditación de los laboratorios.

El apoyo de los directores de los departamentos es clave en la aprobación de los documentos, ya que su rol asegura que las políticas y procedimientos del laboratorio estén correctamente implementados y alineados con los objetivos estratégicos de la universidad. Solo a través de un esfuerzo conjunto entre el personal operativo y los responsables académicos, los laboratorios podrán mantener su nivel de excelencia y cumplir con las normativas establecidas.

3.1- Creación y Actualización de Documentos de Laboratorio

Para crear o actualizar documentos en la plataforma, es indispensable que el personal del laboratorio siga los lineamientos descritos en el documento "SEME-IN-012 Lineamientos para la elaboración de documentos", que detalla el procedimiento paso a paso. A continuación, se resumen los pasos principales:

Paso 1. Acceder a ISOLUCION desde el Portal de Servicios para Colaboradores

• El primer paso es entrar en la plataforma ISOLUCION a través del Portal de Servicios para Colaboradores. Una vez dentro, puede utilizar el cajón de búsqueda para escribir ISOLUCION y acceder a la plataforma.

Paso 2. Seleccionar la opción "Manejo de documentos"

• Ir a la pestaña "Documentación" dentro de la plataforma y elegir la opción "Manejo de documentos". Esta sección permite gestionar la creación, modificación y consulta de documentos.
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Paso 3. Crear un nuevo documento

• Hacer clic en el botón "Nuevo".
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• Hacer clic en la opción "Crear un documento a partir de las plantillas inteligentes de ISOLUCION" para iniciar el proceso de creación de un documento nuevo.
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1. Asignación de la codificación y plantilla

Asignar la codificación es un paso crucial en la creación del documento:

• Seleccionar la sucursal "Uninorte_SIG".
• Elegir la plantilla "Documentos de laboratorio" para garantizar que el formato y estructura sigan los lineamientos establecidos.
• Escribir el nombre completo del documento de manera clara y precisa.
• Escoger la codificación adecuada del listado correspondiente al proceso de "Gestión de laboratorios", agrupando correctamente el documento bajo su laboratorio y proceso específico.
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Paso 5. Diligenciar los campos de la plantilla

A continuación, se deben completar los campos habilitados en la plantilla seleccionada, siguiendo las instrucciones y asegurando que la información proporcionada sea clara, completa y precisa.

• Debe asociar el documento al proceso "Gestión de Laboratorios".
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• Debe diligenciar el Objeto y Alcance del documento asegurando que la información proporcionada sea clara, completa y precisa.
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• Adjuntar el documento, para ello elija la opción "Adjuntar" del menú a su izquierda, adjunte el archivo y posteriormente seleccione el archivo adjuntado en el campo "Archivo Adjunto"
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Paso 6. Enviar el documento para aprobación

• Una vez finalizado el documento, se debe enviar a aprobación:
  1. Seleccionar la opción "Enviar a aprobación".
  2. Elegir al ingeniero Gustavo López, jefe de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), como el revisor del documento.
  3. Asignar al director del departamento académico respectivo como el usuario aprobador. Todos los documentos de laboratorio deben ser aprobados por el/la director/a del departamento correspondiente antes de que se puedan considerar oficiales y vigentes.

5.2- Documentos Específicos: Hojas de Datos de Seguridad y Manuales de Operación Segura

Para la creación de documentos específicos como las Hojas de Datos de Seguridad (para sustancias químicas) y los Manuales de operación segura (para el uso de equipos y máquinas), es necesario contactar a la sección de seguridad y salud en el trabajo (SST). Estos documentos deben ser elaborados en conjunto con el equipo de SST, ya que su revisión es esencial para asegurar que el contenido esté alineado con la documentación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. La participación de SST garantiza que los procedimientos operativos y las medidas de seguridad cumplan con las normativas vigentes, minimizando riesgos en el manejo de sustancias y equipos.

5.3- Consulta de Documentos en ISOLUCION

Para consultar los documentos existentes, el personal de laboratorio debe acceder a la opción "Listado maestro de documentos", que se encuentra en la sección de documentación de la plataforma.

Desde aquí, se puede:

• Utilizar los filtros disponibles para encontrar un documento específico, por ejemplo, elegir del filtro de plantilla "Documentos de laboratorio" le permitirá acotar su búsqueda.
• Escribir el nombre del documento en el cajón de búsqueda para localizarlo rápidamente.

Esta función permite al personal asegurarse de que la documentación del laboratorio esté siempre accesible y actualizada, facilitando la gestión operativa diaria y permitiéndole compartir esta documentación con estudiantes y profesores.