Cada año, la universidad lleva a cabo auditorías internas en los laboratorios con el objetivo de evaluar el grado de conformidad de estos espacios con base en los requisitos establecidos en la norma ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015 de Colombia. Estas auditorías se centran principalmente en la gestión ambiental y en los aspectos de seguridad y salud en el trabajo (SST).

2.1- Criterios de Auditoría

Los criterios de auditoría se basan en los siguientes lineamientos:

1. ISO 14001:2015: Norma internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión ambiental, aplicable a los laboratorios en su gestión de riesgos ambientales.
2. Decreto 1072 de 2015: Este decreto colombiano es el reglamento único del sector trabajo y establece los lineamientos para la gestión de seguridad y salud en el trabajo (SSTA). En las auditorías, se evalúa el cumplimiento de los requisitos en relación con la prevención de riesgos laborales y la protección de los empleados.

2.2- Proceso de Auditoría

Para las auditorías, la universidad contrata a un experto técnico en SSTA, quien visita cada laboratorio con el objetivo de verificar el cumplimiento de los criterios establecidos. El proceso de auditoría incluye lo siguiente:

• Entrevista con el personal de laboratorio: Durante la visita, el auditor lleva a cabo una entrevista de aproximadamente dos horas con el personal de laboratorio. En esta entrevista, se busca obtener información directa sobre los procedimientos de seguridad y salud, la gestión de residuos, el uso de sustancias químicas controladas y las medidas de control ambiental implementadas.
• Verificación in situ: Además de la entrevista, el auditor realiza una inspección detallada del laboratorio para verificar el cumplimiento de los criterios de la auditoría. Esto incluye la revisión de registros, procedimientos documentados y el estado de las instalaciones.

2.3- Registro de Informes y Hallazgos en ISOLUCION

Al finalizar la auditoría, el experto técnico elabora un informe de auditoría, en el que se registran todos los hallazgos, tanto conformidades como no conformidades. Los hallazgos se clasifican en función de su severidad y se registran en la plataforma ISOLUCION, un sistema de gestión utilizado por la universidad para administrar informes de auditoría y seguimiento de hallazgos.

Tipos de hallazgos:

• Conformidades: Áreas donde el laboratorio cumple con los requisitos establecidos.
• No conformidades: Deficiencias o incumplimientos que requieren acciones correctivas.
• Observaciones: Áreas que, aunque conformes, podrían optimizarse.

2.4- Resolución de Hallazgos

La resolución de los hallazgos es un aspecto clave para asegurar la mejora continua de los laboratorios. El personal de laboratorio, junto con los directores de los departamentos académicos, debe trabajar de manera conjunta para asegurar que cada hallazgo sea gestionado de manera eficiente en la plataforma ISOLUCION.

• Acciones correctivas: Para cada no conformidad identificada, se deben definir e implementar acciones correctivas. Esto incluye la identificación de la causa raíz del problema, la planificación de una solución y la ejecución de las acciones necesarias para prevenir su recurrencia. Haz clic en el siguiente enlace para aprender más sobre esto: https://view.genially.com/6536d0b94d4ce90010fa3acb
• Seguimiento y cierre de hallazgos: A través de la plataforma ISOLUCION, el equipo de laboratorio debe hacer seguimiento continuo a los hallazgos, asegurando que las acciones correctivas se implementen dentro del plazo acordado. El auditor o responsable de calidad debe verificar el cierre adecuado de cada hallazgo.

El éxito en la resolución de hallazgos depende del compromiso activo de los directores de los departamentos académicos y del personal de laboratorio. Su participación es esencial para:

• Garantizar que se cumplan los plazos para la resolución de no conformidades.
• Proveer los recursos necesarios para implementar las acciones correctivas.
• Promover una cultura de mejora continua en la gestión ambiental y la seguridad y salud en el trabajo.

Es importante que el personal esté preparado para las auditorías, manteniendo al día la documentación requerida, participando activamente en las entrevistas y colaborando en la implementación de mejoras. Solo a través de este compromiso y el uso eficiente de herramientas como ISOLUCION, los laboratorios pueden cumplir de manera sostenida con las normativas y estándares aplicables, asegurando una operación segura y conforme a los lineamientos institucionales.