En este artículo encontrarás las orientaciones para darle una adecuada gestión a los casos del buzón de sugerencias y oportunidades de mejora:

• Recibir el caso
• Analizar las causas
• Definir tratamiento y hacer seguimiento
• Plan de acción
• Cerrar el caso y contestar al usuario

Continúa leyendo la descripción de cada uno de estos pasos.

2.1. Recibir el caso

Ten en cuenta los siguientes puntos al recibir el caso:

• Recibirás una notificación de ISOLUCION y del correo calidad@uninorte.edu.co.
• Si no te corresponde la gestión del caso, informa de inmediato al correo calidad@uninorte.edu.co.
• Si identificas que no tienes información suficiente o es un caso que requiere una respuesta inmediata, contacta al usuario con la información de correo electrónico y celular que fueron diligenciados en el formulario.
• Puedes ingresar al caso desde ISOLUCION, en la opción "Tareas" > "Listado Maestro de Tareas" y utiliza los filtros para buscar por tu nombre o el número del caso.

2.2. Analizar las causas

El análisis de causa brinda la oportunidad de profundizar en la gestión de las "Oportunidades de Mejora", este paso no aplica para las "Solicitudes de Información" ni "Sugerencias". Ten en cuenta lo siguiente:

• En el formulario del caso, sección "Análisis de causas" selecciona "Espina de Pescado" y da clic en guardar.
• Diligencia los campos que apliquen a tu análisis de causas, no tienes que diligenciarlos todos. Pregúntate: ¿Qué pudo generar el caso? ¿Dónde estuvo la falla?
• Indaga y recopila información para realizar el análisis de causas, también puedes consultar a los involucrados.
• Para iniciar a escribir una causa, utiliza términos como Ausencia de..., fallas...