2.1. Preparar la auditoría

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De acuerdo con ISO 19001:2018 este paso corresponde a realizar una revisión de documentos, asignar tareas de auditoría al equipo auditor y preparar los documentos de trabajo del auditor (como listas de verificación). En este artículo encontrarás indicaciones para:

  • Agendar la auditoría del proceso en ISOLUCION
  • Realizar la revisión de documentos del proceso
  • Tips para elaborar las listas de chequeo
  • Ejemplos de listas de chequeo

2.1.1. Agendar la auditoría

Una vez recibes la notificación de auditor es importante programar la auditoría por el medio institucionalmente asignado. Si en la fecha establecida no puedes realizar la actividad, puedes informar al área de Gestión de Calidad y acordar con el auditado y el auditor apoyo una nueva fecha, siempre y cuando se encuentre dentro del ciclo de auditoría definido. 

Recibirás la notificación en Isolucion para que registres el plan de auditoría, lo podrás realizar con la ayuda del siguiente video:

2.1.2. Revisar la documentación del proceso

Se debe realizar una revisión de la documentación completa, correcta, coherente y vigente del proceso auditado, para ello tener en cuenta:

  1. Revisar en Isolucion el informe de auditoría anterior para ver los compromisos pendientes. 
  2. Contactar al auditor anterior para que te transfiera conocimiento clave del proceso. 
  3. Identificar los puntos críticos que requieran ser analizados
  4. Realizar una revisión documental del proceso previo a la auditoría. En caso de encontrar inconsistencias, reportar al auditado para su revisión.
  5. Analizar las especificaciones de servicio y validar su cumplimiento. 
  6. Revisar las acciones e indicadores y profundizar en los que sean relevantes. 
  7. Revisar la matriz de riesgos, de IPEVR y de aspectos e impactos ambientales e identificar situaciones que requieren acciones de mitigación. Analizar los controles y recomendaciones. 
  8. Identificar los requisitos legales (SIGC- SGSST- Ambiental) aplicables al proceso a auditar.

También debes revisar otros documentos como:

  • SEME-RE-023 Cumplimiento Plan estratégico del SIGC
  • Riesgos estratégicos y las acciones que implementarán para mitigarlos.
  • Políticas institucionales aplicables
  • Revisar la adecuada clasificación de la información y verificar en el Listado maestro de registros (TRD). 
  • Matriz de correspondencia para revisar los requisitos ISO 9001 aplicables al proceso. 
  • Informe de auditoría externa año anterior
  • Portal de Gestión de Riesgos

Ten en cuenta lo siguiente:

Te invitamos a consultar en la sección SIGC y SGSST respectivamente el documento "Guía para la preparación de auditorías", en el que podrás encontrar los principales requisitos a evaluar de la norma ISO 9001: 2015 y Decreto 1072. Adicional a ello, el documento "Ejemplo lista de chequeo" en cada sección. 

2.1.3. Tips para elaborar la lista de chequeo

La lista de chequeo de la auditoría interna tiene los siguientes objetivos:

  • Promover la planificación de la auditoría
  • Actuar como plan de muestreo y administrador del tiempo
  • Proporcionar evidencias acerca de las notas recopiladas para el proceso de auditoría de campo. Es decir, servir como registro de evidencias de que se realizó la auditoría.
  • Facilitar la continuidad del proceso de auditoría
  • Proporcionar una base de información para planificar futuras auditorías

En la siguiente tabla te mostramos ejemplos del tipo de preguntas que puedes realizar:

TIPO DE PREGUNTAS 

EJEMPLOS 

CONCEPTO 

ABIERTAS 
  • Dígame qué procedimiento sigue usted. 
  • Muéstreme cómo funciona esto. 
  • ¿Cómo procesa los resultados del ensayo? 
  • ¿De dónde viene este formato? 
  • ¿Qué hace cuando …? 
  • Extraen información sin crear un comportamiento defensivo por parte del auditado. 
  • Permiten que la conversación se desvíe y con ello obtienen material  adicional para formular un gran  número de preguntas. 
  • Estimulan al auditado a expresar su  punto de vista o sus sugerencias. 

DE SONDEO 
  • Por favor, explique qué  está ocurriendo aquí. 
  • ¿Por qué estos documentos  no tienen la firma del  aprobador? 
  • ¿Qué quiere decir? 
  • ¿Cómo funciona esto? 
  • Deme algunos ejemplos 
  • Aclaran temas a los que se  ha referido el auditado. 
  • Ayudan a evitar malos entendidos. 
  • Brindar información con  profundidad. 

 

A continuación, encontrarás ejemplos de preguntas que no debes realizar en una auditoría:

TIPO DE PREGUNTAS 

EJEMPLOS 

CONCEPTO 

CAPCIOSAS 

 
  • Supongo que sabe que esto es una contravención al reglamento interno de trabajo. 
  • Por supuesto, para usted es obvio  que este no es el encabezado correcto.. 
  • ¿Esto no debería estar en el área de archivo?
  • Animan al auditado a responder para crear la imagen más favorable. 
  • Distorsionan severamente o influencian la información recolectada. 

AGRESIVAS 

 
  • ¿Finalmente pudieron trabajar  juntos y resolver este problema? 
  • ¿No pudo averiguar cómo archivar  esto correctamente? 
  • ¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el procedimiento? 
  • ¿Ese inútil supervisor suyo …? 
  • ¿Parece que usted realmente tiene  problemas para manejar su  proceso? 
  • Ponen al auditado en una actitud defensiva.  

 

 

MÚLTIPLES 

 

  • ¿Cuándo comenzó en este trabajo? ¿Le informaron acerca del manual de procedimientos? Y ¿Sabe dónde se encuentra el manual? 
  • Pueden confundir al auditado. 
  • Pueden estimular al auditado a desviarse de los  puntos importantes.

 

2.1.4. Registrar lista de chequeo en Isolucion

Para que registres la lista de chequeo, lo podrás realizar con la ayuda del siguiente video: 

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