Servicios

  • A través de la Gestión Documental establecemos los procedimientos y políticas para las buenas prácticas del manejo de los documentos físicos y electrónicos  durante su ciclo de vida, buscando normalizar los procesos archivísticos desde su producción hasta su disposición final en cumplimiento a la normativa legal vigente.

  • Racionalizar  y controlar  la producción documental a través de la implementación de las Tablas de Retención Documental, desde los archivos de gestión facilitando la clasificación, organización, preservación, conservación, disposición final y consulta de los documentos.

  • Estandarizar el procedimiento para elaboración de comunicaciones organizacionales.

  • Consulte aquí la Ley General de Archivo 594 del 2000  y  Resolución Rectoral No 69 de 2013

·LOCAL, NACIONAL E INTERNACIONAL

Se requiere diligenciar el formulario UF Correspondencia Enviada en la Ventanilla de Correspondencia Digital y realizar las tareas de aprobación por el responsable del centro de costo o administrador del presupuesto. Conoce aquí

Todos los envíos deben llevar una carta original en papelería membretada y una copia en papel bond, elaborada en el formato SEME-FT-031 Plantilla elaboración de comunicaciones.

 

Envío de documentos: Hasta 2 kilos.

 

Envió de Mercancía: Mayor a dos kilos. Para este servicio es necesario que el usuario especifique los siguientes aspectos:

  • Valor comercial de la mercancía
  • Tipo de empaque requerido según la mercancía a enviar (Guacal, empaque y embalaje, empaques especiales).
  • Peso
  • Dimensiones: Alto- ancho, largo
  • Rótulos con la descripción del destinatario en forma clara y ubicada en lugar visible del empaque.  El empaque donde venga la mercancía debe estar libre de otros rótulos que no correspondan al destino solicitado.
  • Para el envío de activos fuera del campus se debe adjuntar a la solicitud de servicio de mensajería, fotografías del equipo que evidencien el estado en que sale de la Institución.
  • Nombre del equipo a enviar.
     

Envío de Mercancía Especial

Las solicitudes diferentes a documentos y mercancías hasta 50KG serán catalogadas como especiales, dentro de las que podemos encontrar:

  • Sustancias químicas y/o mercancía peligrosa
  • Carga seca
  • Carga húmeda
  • Transporte de animales
  • Equipos y/o maquinaria industrial superior a 50kg

 

 

·ENVÍOS INTERNACIONALES

 

Envíos de documentos: Hasta 2 kilos.

 

Mercancía Para envíos internacionales enviar carta de responsabilidad, elaborada en el formato SEME-FT-031 Plantilla elaboración de comunicaciones dirigida a los entes antinarcóticos, que describa el contenido de la mercancía y el impacto de esta.

 

 

 

 

Recepción de Documentos

Para la recepción de documentos se debe tener en cuenta lo siguiente:

 

  • Lugar de entrega para documentos: Ventanilla de correspondencia digital , ver aquí
  • Lugar de entrega para paquetes: Portería No. 07
  • Comunicación dirigida a la Universidad del Norte
  • La correspondencia personal de los colaboradores debe ser remitida a su lugar de residencia.
  • La constancia de la recepción de las comunicaciones institucionales solo es válida con el sticker de radicación del documento.
  • Horario de recepción: lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00 PM y de 2:00 a 5:00 PM.

 

Recepción de Facturas

Para la recepción de Facturas se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Facturas físicas:

  • La recepción de facturas físicas en la Universidad del Norte se efectúa ÚNICAMENTE en la Sección Gestión Documental o ventanilla única (Portería 7).  Para facturas relacionadas con tarjetas de crédito, giros, facturas internacionales y servicios públicos, podrán ser recibidas a través del correo electrónico: facturafisica@uninorte.edu.co
  • Las facturas deben cumplir con los requisitos para el servicio facturado.
  • La constancia de la recepción de la factura solo es válida con el sticker de radicación del documento.
  • El horario de recepción de facturas a proveedores es de lunes a viernes de 9:00 AM a 12:00 PM y De 2:00 a 4:00 PM. En las fechas establecidas por el área de tesorería, para la recepción de facturas a proveedores. Ver https://www.uninorte.edu.co/web/proveedores
     

- Facturas electrónicas:

 

NOTA: El correo facturaelectronica@uninorte.edu.co es exclusivo para recepción de facturas electrónicas, notas contables electrónicas y cuentas de cobro de proveedores electrónicos; no se reciben mensajes  informativos.

 

 

Ofrecemos capacitaciones archivísticas y otras disposiciones de la gestión documental, dirigidas a los funcionarios de las áreas académicas y administrativas de la Universidad del Norte, buscando fortalecer  el conocimiento técnico  necesario para la buena administración de los archivos.

Promover la aplicación de los procesos archivísticos en cuanto al manejo del documento independiente de su soporte físico o electrónico, enmarcándolos dentro del concepto del archivo total.

Con este servicio se obtienen los siguientes beneficios:

  • Actualizaciones en materia archivística, según la necesidad del área o del funcionario
  • Material de soporte para el manejo de los archivos físicos y electrónicos.

Nuestro servicio regula la manera de hacer las cosas, donde a través de  un diagnóstico, logramos identificar la magnitud del proyecto, impacto y alcance, de esta manera trazamos planes de trabajo, visitas de seguimiento y capacitación archivística.

Tenemos la tarea de liderar proyectos de organización de archivos de gestión, en las unidades administrativas y académicas de la Universidad del Norte, aplicando buenas practicas archivísticas, bajo reglamentación vigente.

Acceder a nuestro servicio de asesoría le permitirá:

  • Tomar decisiones respecto a la producción, clasificación, organización, preservación, conservación, y disposición final de los documentos.
  • Mejorar los niveles de eficacia y eficiencia en consulta y tiempo empleado en los archivos, trayendo consigo la mejora de competitividad del área.
  • Racionalizar el uso del papel, controlar la duplicidad de información y contribuir a la política de cero papel, que se ve impactado en el respeto al medio ambiente y disminución de costos.
  • Disminuir los riesgos asociados a la perdida de información.

El área de Gestión documental  asesora las diferentes áreas académicas y administrativas de la Universidad del Norte en el proceso de digitalización, la cual puede ser a través de los servicios de digitalización interna o servicio tercerizado previa coordinación con Gestión Documental 

Este servicio requiere previa revisión de los documentos a digitalizar por la Sección de Gestión Documental, a través de  una visita de inspección, para determinar los siguientes aspectos:

  • ¿Qué documentos se van a digitalizar?
  • ¿Por qué y para qué es necesario su  digitalización?
  • ¿Pertenecen  a un expediente de  una serie o subserie documental?
  • ¿Son documentos de apoyo?
  • ¿Cuál será su repositorio digital?
  • ¿Servicio de digitalización  interna o tercerizada?

 

Para mayor información descargue nuestro instructivo Gestionar la Digitalización e Indexación de Documentos.

Para este servicio la Universidad del Norte dispone de un área  para custodiar la información institucional, que es transferida una vez ha cumplido su tiempo de retención en los  archivos de gestión para   terminar de cumplir su ciclo de vida.

Para esta actividad el área productora debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Consulta de su Tabla de Retención Documental
  • Tener la información a transferir digitalizada e indexada en el Sistema de Administración Documental (SAD)
  • Levantamiento de inventario en el formato Único de Inventario  documental (FUID)
  • Clasificar la información según los lineamientos del Manual de Transferencia.
  • Realizar la trasferencia de acuerdo al cronograma de transferencia documental.

Para mayor información descargue nuestro INSTRUCTIVO REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

Consulte el cronograma de transferencias documentales aqui:

 

2024

• 2024-01

• 2024-02

 

2023

• 2023-01

• 2023-02

 

2022

• 2022-01

• 2022-02

 

2021

 

2020

El servicio de consulta y préstamo documental, proporciona a las unidades administrativas y académicas de la Universidad del Norte, acceder a los documentos que han sido transferidos al archivo inactivo por el cumplimiento de los instrumentos archivísticos (Tabla de Retención Documental  y Tabla de Valoración Documental).

Con el fin de garantizar el acceso y protección de los documentos que se conservan en el archivo inactivo, las consultas o préstamos  se deben  realizar a la Sección de Gestión Documental  a través del  correo electrónico ebermudez@uninorte.edu.co  con copia a aux_archivocentral@uninorte.edu.co previo Vo Bo de Jefe del área solicitante.

Según procedimiento SEME-PR-018 - Atención de solicitudes de préstamo de documentos.