Servicios

Los servicios internos y externos que ofrece la Dirección Financiera y sus áreas operativas podrían resumirse del siguiente modo.

Asignación y control de recursos financieros, Elaboración de proyecciones y análisis financieros, Facturación de matrículas, Facturación de servicios, Programación y realización de pagos, Información y asesoría sobre alternativas de financiación, Gestión de solicitudes de financiación, Otorgamiento de crédito directo, Recuperación de cartera, Recepción de pagos por servicios, Registro y análisis de información contable, Elaboración de informes financieros, Apoyo a los centros de gestión.

 

La Dirección de Gestión Humana y sus áreas ofrecen una gran cantidad de servicios primordialmente internos, aunque también algunos a público externo como es el caso de antiguos trabajadores o familias de trabajadores actuales, los cuales podrían resumirse del siguiente modo:
 

• Selección del personal: Seleccionar candidatos con las competencias requeridas para la provisión de los cargos de la Institución.
• Liquidación Parcial de cesantías: Realizar los trámites para la entrega de los documentos que necesitará el trabajador para solicitar la liquidación parcial de cesantías ante el Fondo de cesantías.
• Pagos de sueldos legales y extralegales: Entregar oportunamente la liquidación de la nómina definitiva para el pago según lo planeado, en el cual se reflejen los pagos en las cantidades correspondientes y en el período vigente e igualmente cualquier otro pago al cual tiene derecho por Ley o por pacto colectivo el trabajador.
• Desarrollo del personal: Proporcionar las herramientas necesarias para el fortalecimiento de las competencias requeridas para el desempeño en el cargo y el desarrollo profesional y personal de los funcionarios administrativos y de apoyo de acuerdo con las necesidades y objetivos institucionales.
• Beneficios del pacto colectivo: Satisfacer las necesidades de los trabajadores señaladas en el pacto colectivo, entregando los beneficios del mismo, una vez solicitados.
• Elaboración y entrega de certificados: Entregar a los funcionarios de la universidad los certificados laborales con toda información requerida de manera oportuna.
• Vinculación y Desvinculación de Catedráticos: Realizar los trámites para la contratación de catedráticos que los diferentes departamentos requieren, cuando cuentan con las autorizaciones correspondientes, desde la afiliación a la seguridad social, generación, firma, novedades y liquidación de contratos.
• Bienestar Organizacional: Planear, organizar, coordinar y controlar las actividades encaminadas a promover el desarrollo humano en sus diferentes dimensiones y el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores, así como de sus familias. Promover y gestionar programas que fortalezcan las estrategias para la conciliación, inclusión e innovación. 
• Seguridad y Salud en el Trabajo: Responder a la Dirección de Gestión Humana por el diseño, planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y mejoramiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y en general, por todo lo relacionado con el bienestar del trabajador en su ocupación.

El área de Gestión de Planta Física tiene como objetivo primordial la planeación, el diseño y la ejecución de los proyectos de planta física que permitan el desarrollo óptimo, organizado y armónico del campus, dentro del marco del plan de desarrollo físico y la prospectiva institucional.
Las oficinas que ejecutan los Proyectos de Planta Física en la Institución son la Oficina de Planeación y Proyectos de Infraestructura adscrita a la Dirección de Servicios Administrativos.

Los servicios o procesos internos y externos que ofrece la Jefatura de Proyectos Administrativos y sus áreas operativas podrían resumirse del siguiente modo.

Procesos Oficina de Viajes Corporativos 

• Diligenciamiento de tiquetes nacionales o internacionales.

Público: Funcionarios administrativos y de apoyo / Profesores.
 

• Reservas de Hotel para visitantes a la Universidad. 

Público a: Funcionarios administrativos y de apoyo / Profesores que solicitan por visitante.

Procesos de asistencia

• Estudios de factibilidad: estudio de mercado, análisis de indicadores para toma de decisiones con el fin de establecer el estudio de costos y trazar el flujo de caja.

Público: Rector, Vicerrectores, Decanos, Direcciones de Departamentos, Directores de Centros Generadores (Academia, extensión, DUSLE), Auditoria y Gestión de Calidad. Consejo Académico o Comité Ejecutivo.
 

• Estudios de costos: Se hace por unidades académicas: programa, departamento, división, institucional. Para pregrado, postgrado y todos los centros generadores de ingresos, como la DUSLE, Extensión y el área de investigación (por proyecto). A cada área se le entrega una matriz para que puedan calcular, ajustar y actualizar sus costos. Además se les envía a cada una de ella su P&G y estado de resultados para saber cuánto les queda, si son superavitario o deficitario en su unidad.

Público: Rector, Vicerrectores, Decanos, Direcciones de Departamentos, Directores de Centros Generadores (Academia, extensión, DUSLE).

Servicios Relacionados con procesos de acreditación 

• Recopilación de información a enviar a las áreas académicas: presupuestos, ejecuciones, e inversiones de sus áreas que ellos deben enviar dentro de sus procesos acreditativos al Ministerio.

Público: Decanos, Dirección de Calidad y Proyectos Académicos.
 

• En la visita de campo de los pares, se elaboran las presentaciones e informes para entregar a los pares acreditadores. En las acreditaciones institucionales o internacionales hay que recopilar las cifras, datos, consolidar, soportar y redactar la información de las áreas Administrativas para las acreditaciones y evaluaciones.

Público: VAF, Dirección de Calidad y Proyectos Académicos, Directores de áreas administrativas.

Servicios Voluntariado Institucional 

• Atención a estudiantes interesados, información y gestión de formatos de vinculación para estudiantes que quieran participar. Contacto con los candidatos y gestión de vinculaciones.
• Contacto con las Oficinas que requieren los servicios de estudiantes de voluntariado institucional para recibir solicitudes, verificar sus necesidades y dar trámite a los requerimientos, para realizar la selección de estudiantes y ofrecer servicios.

Públicos: Estudiantes de pregrado, administrativos, académicos, padres, aspirantes a pregrado. Comunidad.

Regulación archivística
A través de la Gestión Documental establecemos los procedimientos y políticas para las buenas prácticas del manejo de los documentos físicos y electrónicos  durante su ciclo de vida, buscando normalizar los procesos archivísticos desde su producción hasta su disposición final en cumplimiento a la normativa legal vigente.

Racionalizar  y controlar  la producción documental a través de la implementación de las Tablas de Retención Documental, desde los archivos de gestión facilitando la clasificación, organización, preservación, conservación, disposición final y consulta de los documentos.

Estandarizar el procedimiento para elaboración de comunicaciones organizacionales.

Consulte aquí la Ley General de Archivo 594 del 2000  y  Resolución Rectoral No 69 de 2013

Capacitación
Ofrecemos capacitaciones archivísticas y otras disposiciones de la gestión documental, dirigidas a los funcionarios de las áreas académicas y administrativas de la Universidad del Norte, buscando fortalecer  el conocimiento técnico  necesario para la buena administración de los archivos.

Promover la aplicación de los procesos archivísticos en cuanto al manejo del documento independiente de su soporte físico o electrónico, enmarcándolos dentro del concepto del archivo total.

Con este servicio se obtienen los siguientes beneficios:

Actualizaciones en materia archivística, según la necesidad del área o del funcionario
Material de soporte para el manejo de los archivos físicos y electrónicos.

Asesoría
Nuestro servicio regula la manera de hacer las cosas, donde a través de  un diagnóstico, logramos identificar la magnitud del proyecto, impacto y alcance, de esta manera trazamos planes de trabajo, visitas de seguimiento y capacitación archivística.
Tenemos la tarea de liderar proyectos de organización de archivos de gestión, en las unidades administrativas y académicas de la Universidad del Norte, aplicando buenas practicas archivísticas, bajo reglamentación vigente.

Acceder a nuestro servicio de asesoría le permitirá:

• Tomar decisiones respecto a la producción, clasificación, organización, preservación, conservación, y disposición final de los documentos.
• Mejorar los niveles de eficacia y eficiencia en consulta y tiempo empleado en los archivos, trayendo consigo la mejora de competitividad del área.
• Racionalizar el uso del papel, controlar la duplicidad de información y contribuir a la política de cero papel, que se ve impactado en el respeto al medio ambiente y disminución de costos.
• Disminuir los riesgos asociados a la perdida de información.

Digitalización
El servicio de digitalización e indexación de documentos es realizado cuando se requiera o a solicitud por la sección de Gestión Documental, mediante un servicio tercerizado o directamente desde los centros de gestión que cuentan con los recursos para tal fin, siguiendo como guía el SEME-IN-062 Gestionar la digitalización e indexación de documentos. 
 
Previo a la digitalización, la Sección de Gestión Documental, a través de una visita de inspección determina los siguientes aspectos:

¿Qué documentos se van a digitalizar?
¿Por qué y para qué es necesario su digitalización?
¿Pertenecen a un expediente de una serie o subserie documental?
¿Son documentos de apoyo?
¿Cuál será su repositorio digital?
¿Servicio de digitalización interna o tercerizada?
Volumen de documentos

Para la definición del repositorio, se recibe asesoría y acompañamiento de la Dirección de Tecnología Informática y de Comunicaciones. 

Custodia documental 
Para este servicio la Universidad del Norte dispone de un área  para custodiar la información institucional, que es transferida una vez ha cumplido su tiempo de retención en los  archivos de gestión para   terminar de cumplir su ciclo de vida.

Para esta actividad el área productora debe tener en cuenta lo siguiente:

• Consulta de su Tabla de Retención Documental
• Tener la información a transferir digitalizada e indexada en el Sistema de Administración Documental (SAD)
• Levantamiento de inventario en el formato Único de Inventario  documental (FUID)
• Clasificar la información según los lineamientos del Manual de Transferencia.( Ver hipervínculo)
• Realizar la trasferencia de acuerdo al cronograma de transferencia documental.
• Para mayor información descargue nuestro MANUAL DE  PROCEDIMIENTOS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO INACTIVO.

Consulta y  préstamos de documentos
El servicio de consulta y préstamo documental, proporciona a las unidades administrativas y académicas de la Universidad del Norte, acceder a los documentos que han sido transferidos al archivo inactivo por el cumplimiento de los instrumentos archivísticos (Tabla de Retención Documental  y Tabla de Valoración Documental).

Con el fin de garantizar el acceso y protección de los documentos que se conservan en el archivo inactivo, las consultas o préstamos  se deben  realizar a la Sección de Gestión Documental  a través del  correo electrónico jefearchivo@uninorte.edu.co  con copia a auxiliar_archivoinactivo@uninorte.edu.co, previo Vo Bo de Jefe del área solicitante.

Sistemas de Información. Desarrollo, Mantenimiento y Soporte a usuarios

• Sistema de Información Bibliográfica – ALEPH: Software  de apoyo para la gestión y administración de la información bibliográfica. Dirigido a comunidad universitaria, público externo.
• Sistema de Información Académico ‐ AURORA: Apoya la  administración de información académica; (admisiones, matrícula financiera y académica, proceso de notas, certificaciones, etc.). Dirigido a estudiantes, docentes, funcionarios administrativos.
• Sistema de Información de apoyo a la gestión de Créditos y Becas: Sistema de información que permite el diligenciamiento de las solicitudes por parte de los aspirantes y estudiantes a  los créditos y becas ofrecidos por la Universidad y  la gestión para la aprobación y seguimiento de estos. Dirigido a estudiantes, funcionarios administrativos.
• Sistema de Programación Académica - INFOSILEM: Permite  la elaboración de la programación académica teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos, de las horas del profesor y del cumplimiento de los requisitos de los estudiantes de acuerdo al programa académico. Dirigido a funcionarios de apoyo.
• Sistema de Información Administrativo de Postgrados: El sistema permite controlar los valores de las horas a pagar a los docentes que tiene carga académica en posgrados. Dirigido a  funcionarios administrativos y de apoyo.
• Sistema de Información de apoyo a la Gestión del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación - TEA: Sistema de información que apoya la gestión del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación de la Universidad del Norte en los procesos que realiza. Dirigido a funcionarios , docentes y estudiantes del Consultorio Jurídico.
• Sistema de Información de Apoyo a la Retención Académica - SARA: Sistema que permite el seguimiento  estudiantil y la administración  de  estrategias  para la retención académica. Dirigido a funcionarios de apoyo.
• Sistema de Información de Consejería Estudiantil: Apoya  los programas de Consejería Psicológica e Integración Universitaria. Dirigido a estudiantes y funcionarios administrativos.
• Sistema de Indicadores Académicos - SIA: Sistema de indicadores  que permite medir la gestión académica de la Universidad. Dirigido a directivos de la Universidad
• Sistema de Información Financiero - SIRIUS: Apoyo al manejo de información  administrativa (compras, activos fijos, inventarios), presupuestal y contable. Dirigido a funcionarios administrativos y de apoyo.
• Sistema de Información para Gestión de Contratos - ATHENA: Apoyo a  la administración de contratos jurídicos. Dirigido a funcionarios administrativos y de apoyo
• Sistema de Información para el Manejo de Proveedores – REGINA: Apoyo al registro y calificación de los proveedores de la Universidad. Dirigido a funcionarios administrativos.
• Sistema de Información para la Gestión del Recurso Humano‐SOPHIA: Sistema de información que sirve de apoyo a los procesos de Gestión Humana (nómina, contratación, selección y hoja de vida de los funcionarios, docentes y catedráticos). Dirigido a funcionarios administrativos.
• Sistema de Información de Capacitación a Funcionarios: Apoyo a la gestión de capacitación  de los funcionarios, orientado a: facilitar  la organización de la logística necesaria para planear, estructurar, desarrollar y/o registrar las actividades de capacitación, y su seguimiento académico sobre avances. Dirigido a funcionarios administrativos y de apoyo y docentes.
• Sistema de Información para el Control de Desarrollo Profesoral: El sistema permite realizar un seguimiento académico y financiero del proceso de capacitación de los docentes de la Universidad en pro de conseguir estudios de postgrados. Dirigido a funcionarios administrativos y de apoyo.
• Sistema de Información Portafolio del Profesor: Sistema de información para el manejo del Portafolio del Profesor que permite registrar los planes anuales  de metas estratégicas de los  profesores, directores académicos, directores de investigación y  directores de departamento de acuerdo a las metas que desean alcanzar, según las prioridades de la división. Dirigido a docentes y directivos académicos.
• Sistema de Información de Evaluación por Competencia – EVACOM: Sistema de apoyo a la evaluación por  competencias de los funcionarios y docentes de la Universidad. Dirigido a funcionarios de oficina de Gestión Humana, oficina de Calidad y de Proyectos Académicos.
• Sistema de Información para la Gestión de Investigación y Publicaciones (KATI): Sistema compuesto por tres módulos: Módulo de apoyo para el manejo y administración de las publicaciones de la oficina de Ediciones Uninorte (Edinet). Módulo para el manejo de escala de méritos y producción intelectual de los docentes  (SESPI) y Módulo para el manejo de investigaciones (SINFODIP). Dirigido a funcionarios de apoyo y docentes.
• Sistema de Información para Gestión de Calidad ‐ ISOLUCIÓN: Sistema de apoyo para gestionar todos los sistema de la calidad de la Universidad. Dirigido a duncionarios administrativos y de apoyo.
• Sistema de Información para Manejo de Cafeterías y Restaurantes - ZEUS: Software para la gestión de los servicios de los restaurantes. Dirigido a funcionarios administrativos.
• Sistema de Información de Acceso al Campus: El  sistema facilita el  ingreso, en forma controlada,  a las instalaciones de la Universidad a estudiantes, docentes y funcionarios utilizando el carné.  Tiene un módulo que apoya el control de acceso de visitantes. Dirigido a comunidad universitaria.
• Sistema de Información para la Gestión de Mantenimiento ‐ SIGMA: Apoya  la asignación y seguimiento de los mantenimientos correctivos y preventivos de activos y planta física. Dirigido a funcionarios administrativos.
• Sistema de Información para la Gestión de Préstamo de Recursos Físicos: Apoya a las oficinas que prestan recursos físicos. Dirigido a funcionarios administrativos y de apoyo.
• Sistema de Información de apoyo a la "Línea de Atención 123": Sistema de apoyo para la gestión de los incidentes, solicitudes y problemas de la mesa de ayuda de Tecnología. Dirigido a comunidad universitaria.
• Sistema de Información para la Administración Documental ‐ SAD: Apoya la  digitalización y consulta de documentos institucionales. Dirigido a funcionarios administrativos y de apoyo.
• Sistema de apoyo a la Planeación y Autoevaluación Institucional-ALENA: Sistema de información que brinda las herramientas que facilitan el proceso de planeación en cuanto a la construcción de los planes de Desarrollo y de Acción Institucional, la caracterización de indicadores, la autoevaluación de acciones, metas e indicadores, la generación de consultas y reportes de gestión y control, y el manejo de los documentos relacionados con el proceso, bajo un ambiente colaborativo. Dirigido a Funcionarios administrativos.
• Sistema Gestor de Revistas Digitales-OJS: Sistema para el apoyo a la gestión y publicación Web de Revistas Científicas. Dirigido a docentes, público externo.
• Sistema de Información de Puntos de Venta - FIERRO: Sistema de gestión para librerías, editoriales y distribuidoras.  Resuelve la operación diaria y la problemática de las librerías y editoriales. Dirigido a funcionarios administrativos.
• Sistema de Formatos Institucionales: Manejo de flujo de aprobación de los diferentes formatos que se manejan en la Universidad. Dirigido a funcionarios administrativos y docentes.
• Sistema información prácticas-egresados-TURPIAL: Sistema de información para la gestión (búsqueda, ubicación y evaluación) de Prácticas Profesionales y empleo para Egresados. Dirigido a Estudiantes, egresados, empresas, funcionarios administrativos y de apoyo.

Comunicación y Divulgación. Desarrollo, Mantenimiento y Soporte a usuarios

• Sitio web: Es el medio informativo de la Universidad hacia el público interno y externo. Contiene servicios adicionales como la Emisora en línea y biblioteca digital. Dirigido a comunidad universitaria y público externo.
• Portales: Espacio virtual donde se integra toda la información de noticias, eventos de interés, políticas, directorio interno, reglamentos y procedimientos, clasificados por tipo de público; así como el acceso unificado a los productos TIC que se presentan vía WEB, tales como correo electrónico, sistemas de información, herramientas de apoyo a la gestión académica y administrativa, entre otros. DirigIdo a Comunidad universitaria.
• Correo electrónico - Unimail: Es el correo WEB institucional, que funciona como medio de comunicación para estudiantes, docentes y funcionarios administrativos y de apoyo. Dirigido a comunidad universitaria.
• Blogs: Espacio virtual de colaboración y publicación de contenido académico  para los profesores y grupos de investigación de la Universidad del Norte. Dirigido a docentes y funcionarios de apoyo
• Carteleras electrónicas - DMS: Dispositivos por medio de los cuales se despliega información institucional en línea, utilizando servicios multimedia (videos, animaciones, imágenes, textos). Dirigido a comunidad universitaria y visitantes
• Kioskos interactivos para consulta de información: Dispositivos donde la comunidad universitaria y visitantes pueden consultar en el campus de manera interactiva información sobre las diferentes oficinas, tal como su ubicación, los servicios que prestan y el horario de atención; además, la ubicación de áreas de servicios como fotocopias, baños y centro médico. Dirigido a comunidad universitaria y visitantes.

Conectividad

• Conexión inalámbrica: Acceso a la red inalámbrica, permitiendo la conexión de computadores y otros dispositivos a la red, sin necesidad de conexión física (cables). Dirigido a comunidad universitaria y visitantes del campus.
• VPN: Acceso desde fuera de la red institucional a los diferentes productos TIC que ofrece la Dirección de Tecnología Informática y de Comunicaciones a los que sólo podría accederse internamente. Dirigido a rectoría, vice-rectorías, decanos, jefes de departamento, directores académicos y administrativos y administradores de infraestructura.

Préstamo de Recursos

• Videoconferencia: Sistema de comunicación bidireccional de audio y video, que permite la interacción en tiempo real entre grupos de personas situados en lugares distintos, ubicados en cualquier lugar del mundo. Además permite compartir información como gráficos, fotos, videos, etc. Dirigido a docentes, funcionarios administrativos y de apoyo.
• Audioconferencia: Comunicación telefónica (con líneas analógas) entre varias personas o varios grupos de personas situados en diferentes lugares, para el logro de objetivos comunes, generalmente preestablecidos. La Universidad cuenta con una estación para audioconferencia que permite que varias personas puedan escuchar a cierta distancia e intervenir sin necesidad de acercarse o haciendo uso de un micrófono inalámbrico.  Dirigodo a docentes, funcionarios administrativos y de apoyo.
• Salas: Espacio ofrecido a la comunidad Uninorteña para el desarrollo de actividades académicas que requieran el apoyo de recursos de cómputo. Dirigodo a estudiantes, docentes, funcionarios administrativos y de apoyo.
• Infosalas: Servicio que permite disponer de recursos computacionales o dispositivos móviles en el salón de clase para uso de los docentes de pregrado y postgrado con sus estudiantes, en el desarrollo de las asignaturas que lo requieran. Dirigido a estudiantes y docentes.

La Dirección de Unidades de Servicio Y Logística Empresarial (DUSLE) cuenta con un amplio portafolio de servicios particulares, institucionales y corporativos dirigidos a todos los públicos internos de la comunidad universitaria y a un sinfín de públicos externos que tienen relación institucional con el alma mater o que desean contratar sus servicios en el campus, en otras sedes de la institución o fuera de las mismas, los cuales podrían resumirse del siguiente modo:
 

• Alimentos y bebidas:  Restaurantes, cafés, máquinas dispensadoras, catering.
• Tecnología: Internet, alquiler de equipos y dispositivos portátiles, central de llamadas, centro de impresión digital y documentos.
• Esparcimiento, recreación, estética y aprovechamiento del tiempo libre: Salas de juego y simulación, sala de estética, gimnasio, cine, música, arte, vacacionales infantiles.
• Almacenes: Papelería, librería, almacén universitario, miscelánea,  boutiques. Proyectos: minimercado, farmacia, panadería, lavandería, remontadora, centro de servicios.
• Eventos y Gestión de Espacios: Diseño, organización y logística de eventos, alquiler y gestión de espacios en el campus.