Nueva política de almacenamiento para Microsoft Office 365

Límites para correo y OneDrive

Microsoft ha establecido una nueva política de almacenamiento para el correo y OneDrive de las instituciones educativas que se hará efectiva a partir del 4 de octubre de 2024.

Estudiantes, docentes y colaboradores Uninorte deberán revisar su almacenamiento para reducirlo al mínimo posible, eliminando los archivos innecesarios y realizando una copia de seguridad de su información personal en otros medios.

A partir de octubre, si excedes tu límite de almacenamiento en OneDrive recibirás un aviso, tendrás acceso en modo de solo lectura y no podrás subir archivos nuevos. Si superas el límite de Outlook no podrás enviar ni recibir correos electrónicos.

Para cumplir con la nueva política de almacenamiento de Microsoft, la universidad ha establecido los siguientes límites para sus usuarios:

Comunidad Uninorte

correo

OneDrive

Grupos de Teams

Profesores
15 GB
100 GB
20 GB
Colaboradores
12 GB
50 GB
20 GB
Catedráticos
4 GB
25 GB
20 GB
Estudiantes
4 GB
10 GB

✱ Cuentas genéricas

4 GB
5 GB

  ✱ Las cuentas genéricas son correos con nombre de oficinas, programas, proyectos, servicios o iniciativas institucionales (Por ejemplo: comunicaciones@uninorte.edu.co). Además del nuevo límite de almacenamiento, este tipo de cuentas desde el 1 de octubre tendrán unas condiciones especiales:

  • Las cuentas genéricas no tienen autoarchivado. Si la información no se ha bajado antes del 1 de octubre, no se podrá recuperar de One Drive ni del correo. 
  • Si se solicita a DTIC la cancelación de una cuenta genérica es necesario descargar la información previamente, ya que una vez cancelada no podrá recuperarse.
  • Las cuantas genéricas con un año de inactividad serán canceladas y su información se perderá.

Recomendaciones para utilizar tu almacenamiento de forma más eficiente

  • Elimina los correos que no necesites de tu bandeja de entrada u otras carpetas de Outlook.

  • Optimiza el peso de tus archivos en OneDrive y borra los que no requieras.

  • Recuerda que las cuentas de Microsoft con el dominio uninorte.edu.co están destinadas exclusivamente para almacenar información relacionada con la actividad académica o laboral de nuestra comunidad. Te recomendamos trasladar los archivos que no sean de carácter institucional a tu cuenta personal.

Preguntas frecuentes

Sobre el correo electrónico

  1. Ingresa a Outlook Web.

  2. Configuración -> General -> Almacenamiento

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  1. Ingresa a Configuración -> General -> Almacenamiento.

  2. En la parte de administrar almacenamiento, presiona vaciar en la carpeta deseada. Ten en cuenta que esto borrará toda la información de la carpeta seleccionada y no tendrás opción de escoger qué deseas borrar y que no. 

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Si deseas hacer una revisión de los mensajes que tienes en la bandeja de entrada, en enviados y otras carpetas, debes ingresar a cada una de ellas y organizar la información de los mensajes más antiguos a los más nuevos para luego proceder a eliminar.
  1. Organizar los correos de más antiguos a más nuevos:
Ten en cuenta que esto se debe hacer en todas las carpetas una a una (bandeja de entrada, enviados y otras carpetas, si las tienes). 
  • Escoje la carpeta que deseas revisar. 
  • Encima de los correos aparece el botón Filtrar.
  • Escoje Ordenar, luego la opción de fecha y da clic en los más antiguos en la parte superior.
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    2.  Selecciona los correos continuos para borrar:
 
  • Da clic en el primer mensaje, baja con la barra de desplazamiento vertical hasta el último mensaje que desees borrar. Antes de hacer clic sobre ese correo debes presionar la tecla mayúscula y luego con el mouse hacer clic en el último mensaje que desees seleccionar.
  • Cuando estés seguro de que esos son los correos que deseas borrar, da clic en Eliminar de la barra superior de los mensajes. Te aparecerá un mensaje con la cantidad de correos a borrar y debes seleccionar Aceptar.
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    3.  Si maneja tu bandeja de entrada con las opciones de Prioritarios y Otros, debes realizar la limpieza en ambas carpetas. Ten en cuenta que en la bandeja Otros, encontrarás correos que Outlook determina no son tan importantes. Debe organizar las bandejas de los más antiguos a los más nuevos, tal como se explica en el punto 1. 
 
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Una vez que hayas eliminado tus correos, ubica en el menú del lado izquierdo la carpeta Elementos eliminados y, al darle clic con el botón derecho del mouse, verás la cantidad de elementos que tienes en la papelera.
 
  1. Selecciona la opción Vaciar carpeta.
  2. Dale clic a Eliminar Todo.
  3. Mostrará el mensaje de que la papelera se está vaciando.
  4. Después que haber depurado tu correo, debes escribir a csu@uninorte.edu.co solicitando el autoarchivado.
Ten en cuenta que al autoarchivar lo que hace es mover automáticamente elementos a una ubicación denominada Archivo para ayudarte a administrar el espacio del buzón de tu correo electrónico.
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Sobre OneDrive

  1. Ingresa a OneDrive Web.

  2. En la parte inferior del menú aparece el espacio utilizado.

  3. Presiona ahí para ver más detalles.
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  1. Ingresa a OneDrive Web, navega por la carpetas, selecciona el archivo y elimínalo.

  2. Vacía la papelera de reciclaje luego de la limpieza de archivos. Ubica en el OneDrive Web la Papelera de reciclaje y haga clic sobre ella, le mostrará la información que tiene en ella, haga clic en “Vaciar papelera de reciclaje”.
  3. Estando en la papelera de reciclaje, en la parte inferior aparece Papelera de reciclaje de segundo nivel, haz clic sobre ella para proceder con el borrado. Te mostrará los archivos que están en la papelera de segundo nivel, debes hacer clic en Vaciar papelera de reciclaje nuevamente.
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Desde el navegador que uses puedes hacer cambios en la configuración de descargas para que cuando bajes tus documentos del Onedrive Web, pueda hacerlo de forma directa.
Si usas el navegador de Google Chrome:
  1. Haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha.
  2. Elige la opción Configuración.
  3. En el menú de la derecha selecciona Descargas y activa la opción Preguntar dónde se guardará cada archivo antes de descargarlo.
  4. Ingresa a OneDrive y escoge la carpeta que deseas bajar, una vez que selecciones Descargar el sistema te preguntará dónde deseas guardarlo.
  5. Del lado izquierdo escoge tu disco duro externo o USB, en la parte del nombre de archivo guarda con el nombre que desees, en la parte superior puedes indicar que deseas crear una nueva carpeta y luego de haber escogido cómo lo deseas guardar, haz clic en Guardar.
Una vez que termines de bajar tus archivos, puedes proceder en el OneDrive a borrarlo y así ir depurando al mismo tiempo que vas descargando la información.
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Si manejas el navegador Microsoft Edge:
  1. Haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha.
  2. Elige la opción configuración.
  3. Haz clic en Descargas y activa la opción Preguntar qué hacer con cada descarga.
  4. Ingresa a OneDrive y escoge la carpeta que deseas bajar, una vez que seleccionas Descargar el sistema te preguntará dónde deseas guardarlo.
  5. Del lado izquierdo escoge tu disco duro externo o USB, en la parte del nombre de archivo guarda con el nombre que desees, en la parte superior puedes indicar que deseas crear una nueva carpeta y luego de haber escogido cómo lo deseas guardar, haz clic en Guardar.
Una vez que termines de bajar tus archivos, puedes proceder en el OneDrive a borrarlo y así ir depurando al mismo tiempo que vas descargando la información.
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Sobre Teams

A partir del 15 de noviembre, los grupos de Teams inactivos por más de 3 años serán eliminados automáticamente.

Si un grupo está en esta situación, los propietarios recibirán un correo electrónico 30 días, 15 días y 1 día antes de la fecha de expiración, con la opción de renovar o eliminar el grupo.

Si no se realiza ninguna acción en ese periodo, el sistema eliminará el grupo automáticamente después de 30 días desde el primer aviso. Los mensajes se enviarán desde msgroupsteam@microsoft.com.
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Tutoriales paso a paso

Cómo revisar tu espacio y eliminar correos en Outlook
Cómo revisar tu espacio y eliminar documentos en OneDrive

Alternativas de almacenamiento

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Estudiantes y docentes podrán guardar los videos relacionados las asignaturas abriendo su propio canal privado de YouTube
Consulta el instructivo aquí
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Colaboradores que requieran guardar documentos institucionales  podrán subirlos al sistema de gestión de contenido GELDA
Envía la solicitud aquí

¿Por qué Microsoft aplicará esta nueva política?

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Reducir los riesgos de seguridad

Con el paso a la nube, los archivos almacenados, los datos y las cuentas no utilizadas han aumentado considerablemente con el tiempo, ya que cada vez más archivos y datos almacenados han proliferado sin un plan para el fin de su vida útil. Esto pone a las instituciones educativas y a sus usuarios en peligro de sufrir una vulneración de datos, pues en la actualidad la educación es el sector más afectado por la ciberdelincuencia.

Minimizar el impacto ambiental


Los archivos almacenados que ya no se utilizan impactan en la huella de carbono, ya que más de la mitad de los datos guardados no tienen un propósito útil. El almacenamiento de estos datos "oscuros" ocupa espacio en los servidores y da lugar a un mayor consumo de electricidad, generando el 4 % de las emisiones mundiales de gases de efecto invernadero solo en 2020.
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Recuerda que...

Los datos oscuros son datos digitales de un solo uso: cosas que guardamos en la nube y a las que nunca volvemos a acceder

El almacenamiento de estos datos ocupa espacio en los servidores y supone un mayor consumo de electricidad

Las organizaciones deben pensar en cómo gestionar sus datos para minimizar su huella de carbono digital

Consulta más detalles aquí

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Mayores informes:
egaliano@uninorte.edu.co
dtic@uninorte.edu.co