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Tiempos de gestión
Los tiempos máximos de gestión establecidos son:
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Estos tiempos incluyen:
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Nota: El tiempo que toma el cliente en dar respuesta a las inquietudes enviadas por los compradores no hacen parte del tiempo de gestión.
Los tiempos de gestión se incrementen cuando se requiere la participación de otras áreas administrativas:
| Actividad | Área Responsable | Tiempo (días hábiles) |
| Gestión del cambio SST | Seguridad y Salud en el trabajo | 4 |
| Estudio de infraestructura | Proyectos de Infraestructura | 20 |
| Recepción de bienes | Almacén | 2 |
| Configuración y entrega de recursos informáticos | Mantenimiento | 12 |
| Instalación de licencias | Operaciones TIC | 5 |
| Registro del proveedor | Contabilidad | 4 |
La Sección de compras notificará al cliente y a SST cuando se requiera esta revisión, para que SST y el solicitante coordinen una reunión para la identificación y valoración de riesgos asociados al uso de la sustancia y/o equipo solicitado.
Para la compra de equipos la Sección de Compras enviará a la Sección de Proyectos Infraestructura la Ficha técnica, Especificaciones y requerimientos de infraestructura (eléctrica, gases especiales, aire acondicionado, extracción, hidrosanitaria, etc.), Manual de instalación, Ubicación definida por el usuario y Contactos telefónicos del proveedor, para realizar el estudio de infraestructura e identificar si el sitio de ubicación cuenta con las condiciones necesarias para el descargue, movilización, instalación y operación.
Este tiempo no incluye la gestión de contratación y ejecución de las obras, la cual está cargo de la Sección de Proyectos de Infraestructura.
No incluye el día en que llega la mercancía y depende de que la descripción del articulo solicitado concuerde con lo entregado, así como la entrega de la documentación completa que aplique por parte del proveedor (remisión, orden de compra relacionada, guía, declaración de importación, registro sanitario, Invima, manual de operaciones).
El tiempo de entrega del proveedor depende de la disponibilidad en inventario, si es un producto de fabricación nacional o importado, y otras condiciones comerciales del proveedor. La sección de compras realiza seguimiento a las órdenes con el fin de asegurar el cumplimiento de los tiempos de entrega acordados con el proveedor.
Para los recursos informáticos que aplique, como computadores e impresoras, y este tiempo puede ser menor para casos especiales o de alta prioridad, incluyendo la marcación de portátiles.
No incluye el tiempo de gestión de las solicitudes de hardware realizadas por el sistema CAPS, el cual es atendido por la Dirección TIC.
Las licencias que lleguen correctamente y sin imprevistos cumplirán este tiempo. Si hay un incidente se revisa con el proveedor con el apoyo de la Sección de Compras.
No incluye el tiempo de gestión de las solicitudes de software realizadas por el sistema CAPS, el cual es atendido por la Dirección TIC.
En caso de que el proveedor no esté registrado o se encuentre desactualizado. Depende del envío de la documentación completa por parte del proveedor a la Sección de Contabilidad.
Requiere realizar las siguientes actividades:
- Incorporar licencia de importación en VUCE y esperar aprobación del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, cuando aplique.
- Para las importaciones definitivas la Universidad gestionará la exención de arancel ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con autorización del solicitante de la compra.
- Solicitar aprobación de exención de IVA tramitada por la DIDI ante COLCIENCIAS.
- Realizar el pago al proveedor.
- Enviar formato de despacho de la mercancía.
- Transportar mercancía.
- Realizar proceso de nacionalización.