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Control y manejo de activos
La Oficina de Activos Fijos es la encargada de responder por el adecuado control de los activos fijos de la Universidad y por el registro de sus movimientos correspondientes.
Definición de activos fijos:
La Universidad considera como bienes activables las propiedades, plantas y equipos que representan los activos tangibles e intangibles (licencias) destinados para la operación normal, con vida útil superior a un año y cuyo costo de adquisición antes de impuesto sea mayor a un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Aplican excepciones contempladas en el procedimiento “Activar y entregar activos”.
Es responsabilidad de la Gestión de activos Fijos:
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Realizar oportunamente la activación y actualización de movimientos de activos en el sistema de información Banner
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Planear y controlar la ejecución de inventarios de los activos de la Universidad.
Es responsabilidad de los funcionarios:
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Velar por el correcto uso y cuidado de los activos de la Universidad
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Notificar al área de activos Fijos cualquier movimiento o situación que tenga el activo bajo su custodia.
Los activos de la Universidad deben está cargados a un responsable o a un administrador
RESPONSABLE DEL ACTIVO: Es aquel usuario que vela por el control y cuidado del activo asignado.
ADMINISTRADOR DEL ACTIVO: Es aquel usuario que hace uso del activo y que por su tipo de contrato no cumple con las políticas administrativas del proceso para cargárselo como responsable (Se hace excepción a los estudiantes en práctica y aprendices).
Sin embargo, tanto el custodio (responsable del activo) como el administrador (el que lo usa) deben velar por el buen uso y cuidado de los equipos que le han asignado.
Si tienes activos a cargo, esta info es para ti.
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Todo movimiento que realices, debes notificarlo a la sección de almacén. Si es una solicitud de traslado, utiliza el GELO-FT-120 y nos lo envías. Si es una solicitud de baja, lo formalizas a través de Gelda.
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Para reportar la salida de un activo fuera de la ciudad/país o para reportar un siniestro, desde aqui podrás hacerlo.
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Realiza periódicamente un auto-inventario de los activos a tu cargo. Si evidencias alguna novedad, repórtalo de forma inmediata al correo trasladosybajas@
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Cuando recibas via mail las actas de inventario o actas de entrega de activos, no olvides revisarlas y darnos tu aprobación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción. De lo contrario, se entenderá como aceptada y se procederá con la actualización en el sistema.
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Para el proceso de paz y salvo de activos ante una novedad de desvinculación laboral de un funcionario, es necesario hacer inventario de los activos que tengas a cargo. Descarga previamente la información correspondiente en la web para que valides tus activos. Almacén te contactará días previos para hacer el respectivo inventario en compañía del nuevo responsable de los mismos.
