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En esta página encontrarás información que proporciona orientaciones sobre temas jurídicos que son de interés para la comunidad de coloaboradores Uninorte.
Preguntas frecuentes
¿El proceso de contratación es un proceso que le pertenece y tiene como único responsable a la Oficina Jurídica?
El proceso de contratación de la Universidad del Norte, es un trámite interno que integra a la oficina de compras, a la oficina o dirección solicitante del contrato, a la oficina de presupuesto y a la oficina jurídica principalmente, por lo que no se puede decir que el proceso de contratación depende de manera exclusiva de la Oficina Jurídica de la Universidad.
¿Con que anticipación debo pedir un contrato de una persona natural?
Los contratos deben ser solicitados al menos con quince (15) días de anticipación al inicio de las actividades del contratista.
¿Cómo se tramita un contrato/convenio?
Las solicitudes de contratos/convenios se solicitan mediante el sistema Banner. La Universidad del Norte, no firma contratos/convenios que no estén solicitados y aprobados mediante este sistema. Así mismo Tesorería no realiza pagos de contratos/convenio que no estén plenamente legalizados por el sistema Banner.
¿Qué aspectos debo tener en cuenta para poder solicitar un contrato por sistema Banner?
- Si el contrato es de egreso, se deben tener los siguientes aspectos: (i) Que el contratista esté registrado como proveedor ante la oficina de compras, (ii) Que el solicitante de una dependencia tenga un usuario banner y esté autorizado para afectar el centro de costo de la dirección a la que está adscrito.
- Si el contrato es de ingreso, se deben tener los siguientes aspectos: (i) Que el contratante esté registrado como proveedor ante la oficina de compras, (ii) Que el solicitante de una dependencia tenga un usuario banner y (iii) Que el presupuesto interno esté aprobado y tenga un centro de costos designado.
¿Qué se le debe informar a una persona natural, que desea ser contratista de la Universidad del Norte?
Cuando exista interés en contratar a una persona natural, se recomienda que:
- Se le informe al posible contratista que deberá afiliarse al Sistema General de Seguridad Social en pensiones y en salud, así como acreditar ante LA UNIVERSIDAD el pago de dichos aportes.
- Si el contrato es igual o superior a un mes, el posible contratista deberá a su vez estar afiliado a ARL, así como acreditar ante LA UNIVERSIDA su respectivo pago.
- Se le debe informar al posible contratista, que antes de iniciar cualquier actividad debe registrarse como proveedor y suscribir el respectivo contrato de prestación de servicios, así como aportar las pólizas a las que haya lugar.
- Se le debe informar al posible contratista, cual es el calendario de recibo de cuentas de cobros y facturas por parte de la oficina de tesorería, así como los documentos que deberá acreditar ante esta dependencia.
¿Quién es el responsable de hacer seguimiento a un contrato/convenio?
El responsable es la oficina o dirección solicitante del contrato/convenio.
¿Qué obligaciones se derivan de ser el responsable de un contrato/convenio?
El responsable de un contrato/convenio tiene las siguientes responsabilidades a su cargo:
- Verificar que el contrato/convenio se firmen a tiempo, antes de iniciar la ejecución de actividades y que el mismo cuente con las pólizas requeridas.
- Velar por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato/convenio.
- Informar a la oficina jurídica a debido tiempo, sobre el incumplimiento de un contrato/convenio.
- Realizar seguimiento mediante el sistema ATHENA del contrato/convenio.
- Velar por la liquidación del contrato/convenio.
¿Cómo puedo verificar el estado de un contrato/convenio en el sistema Banner?
El contrato/convenio puede ser verificado mediante el sistema Banner bajo la forma FZISFAS. En caso de que Usted no tenga usuario Banner, podrá comunicarse a la Oficina Jurídica (extensión 4210) y la auxiliar de atención le informará el estado del contrato, siempre que Usted pueda proporcionarnos el número interno del contrato.
¿Quién puede firmar un contrato/convenio a nombre de la Universidad del Norte?
En la Universidad del Norte sólo tienen facultades de representación para la suscripción de contratos/convenios, en primer lugar el Rector de Universidad Dr. Adolfo Meisel Roca, en segundo lugar la representante legal suplente Ing. Alma Lucia Díaz granados.
¿Por qué no se pueden solicitar acuerdo de pagos a la oficina jurídica, cuando el servicio ya ha sido prestado?
Los solicitantes y responsables de la contratación en cada oficina, dependencia, dirección o División, no deben solicitar acuerdos de pagos porque:
- Los acuerdos de pago impiden al contratista aportar las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social dejando a la Universidad en situación de incumplimiento frente a las autoridades de control como la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).
- Si se suscriben acuerdos de pago, no es posible exigirle pólizas al contratista y garantizar situaciones tales como calidad de los servicios, calidad y buen funcionamiento de los equipos, calidad y estabilidad de la obra, pago de salarios y prestaciones sociales, entre otras.
- Con los acuerdos de pago no se garantiza que durante la ejecución o prestación del servicio se cumpla con el deber de confidencialidad ni con el compromiso por parte del contratista en ceder los derechos patrimoniales a la Universidad sobre los productos que deba entregar.
- Al utilizar los acuerdos de pago, los trabajos ejecutados se realizan sin la cobertura que la seguridad social ofrece exponiendo a la Universidad a la obligación de responder por los accidentes que se presenten en el marco de la ejecución de actividades del contratista.
¿Qué documentos relacionados con la autorización de derechos de propiedad intelectual se pueden solicitar?
En Oficina Jurídica podrá solicitar los documentos relacionados con la autorización de derechos de propiedad intelectual (derechos de autor y derechos de propiedad industrial):
- Autorización de ilustraciones.
- Autorización de uso de signos distintivos.
- Autorización de uso para obras colectivas.
- Autorización de fotografías.
- Autorización de publicación revista científicas.
